Creality, konferencja, event

Błyskawiczna konferencja – jak poradzić sobie z organizacją w 7 dni

Po kilku latach pracy w agencji eventowej nie widać już obłędu w oku, kiedy na trzy dni przed wydarzeniem wysypuje się scena. Drukowanie identyfikatorów w nocy przed konferencją nikogo nie przeraża. Szyba wybita w samochodzie, z którego ktoś wyniósł potrzebne sprzęty na dzień przed eventem to tylko okoliczność, z którą trzeba się zmierzyć. Złamana przed występem ręka gwiazdy może okazać się nośnym medialnie atutem. Jak w takim razie zorganizować konferencję w tydzień?

Niewiele jest rzeczy, których nie da się zrobić w kilka dni. Poruszamy się w trójkącie czasu, ceny i jakości. Im mniejsza cena, tym gorsza jakość i tym więcej potrzebujemy czasu. Im więcej czasu, tym mniej potrzebujemy pieniędzy, żeby uzyskać oczekiwaną jakość.

Kiedyś w sieci krążył film z rysowaniem Batmana w 10 sekund, minutę i 10 minut przez doświadczonego rysownika. Zainspirował mnie do napisania tego tekstu. Poniżej bardzo hipotetyczne opisy organizacji konferencji w tydzień i dwa miesiące. Oba z perspektywy agencji. Nie są to konkretne case study, ale bazują na konkretnych sytuacjach. Założenia bardzo uśrednione – chodziło o ducha przygotowań i możliwości w obu opcjach. Pierwsza pokazuje, jak można zorganizować konferencję w tydzień. Druga dodaje, jakie możliwości daje czas.

Kiedy mamy tydzień

Poniedziałek

Dzwoni telefon z prośbą o pomoc. Dokładnie za tydzień, w poniedziałek o godzinie 10.00, wybije godzina zero. Zaraz po telefonie jedziemy na spotkanie z klientem. Bieżące tematy załatwiamy po drodze, zdalnie. Być może uda się tego samego dnia odbyć wizję lokalną (przy tym wariancie zakładam, że zarezerwowanie lokalizacji było po stronie klienta). W nocy przygotowujemy pomysł na wydarzenie.

Wtorek

Nad ranem wysyłamy zrąb koncepcji w formie pliku tekstowego z kilkoma poglądowymi zdjęciami z sieci. Przed południem dzwonimy do klienta z prośbą o szybką reakcję, czy to w ogóle dobry kierunek. Chcemy już sprawdzać dostępność gwiazd i dostawców. Wstępne potwierdzenie koncepcji dostajemy o 14.00. Być może to tylko wrażenie, a może klient czuje, że nie ma czasu, żeby wybrzydzać. Dwadzieścia cztery kolejne zespoły, które bierzemy pod uwagę, nie mają terminu, jeden może dać odpowiedź dopiero w piątek. Znajdujemy w końcu dostępny kabaret. Klient go akceptuje. Tworzymy listę „to do” i możliwie skrupulatnie planujemy szaloną drugą połowę tygodnia. Wysyłamy do klienta pytania związane z przygotowaniem grafik i prośbę o logo wraz z zasadami jego wykorzystania. Wieczorem sprawdzamy umowę, którą podesłała kancelaria i wysyłamy do klienta.

Środa

Od rana grafik zapoznaje się z księgą znaku i kompletem materiałów, żeby przygotować pierwsze koncepcje kreatywne. Dzwonimy po konferansjerach i dostawcach, umieszczamy ogłoszenia w naszych wewnętrznych sieciach dotyczących animatorów, hostess i technicznych. Zgłaszamy zapotrzebowanie na noclegi i szacujemy liczbę aut, które przewiozą to, co zawiera wciąż jeszcze mglista koncepcja. Na koniec dnia wysyłamy dwie wersje propozycji grafik. Czekamy na akceptację. Wraca do nas skan podpisanej umowy. Uff. Odsyłamy.

Czwartek

Brakuje pracowników technicznych – część na wakacjach, inni po prostu mają już plany. Baza kilkuset kontaktów dawno nie wydawała się taka mała. Pora na poszukiwania bezpośrednie, w tyle głowy kołacze podniesienie stawki. Dzwonimy. Jest konferansjer – musi przejechać z Gdańska do Zakopanego, dojdzie koszt przejazdu i noclegu. Pracuje w tym fachu od lat, nie będzie widać zmęczenia. Projektujemy kolejne materiały i wysyłamy do klienta. Prosimy o podwójne sprawdzenie – zmęczenie i niewyspanie robią swoje. W międzyczasie prowadzimy inne projekty.

Piątek

Mamy akceptację materiałów graficznych, dostawców scenotechniki i pomysł na aranżację przestrzeni. Ze względu na czas, zrezygnowaliśmy z przygotowania filmu z różnych oddziałów. Dostawca pokazów laserowych podnosi cenę, bo większość jego sprzętu wyjeżdża i musi część wypożyczyć od kolegów po fachu. Niepotrzebnie wysłał też wiadomość: „gdybym tylko wiedział wcześniej”. Na hologramy nie ma już czasu. Pytamy o listę uczestników – ma być zamknięta do 16.00.

Sobota

Podzieliliśmy zlecenie wydruków na dwie drukarnie, żeby zgodzili się na realizację. W niedzielę od rana wyjeżdżamy – czasu na produkcję niedużo. Dwie osoby przygotowują umowy dla pracowników tymczasowych, jeszcze nie wróciła z kancelarii umowa z kabaretem. Konferansjer wyjechał i nie podeśle już skanu. Pracujemy od lat, na pewno dojedzie. Nie ma już czasu na zakupy online – jedziemy po ramy na zdjęcia do pobliskiego sklepu. Cena ma już niewielkie znaczenie. Gdyby było więcej czasu, mogłaby powstać lista dostawców i kontaktów zaangażowanych w projekt.

Niedziela

Lista transportowa jeszcze ciepła, dopiero wyjęta z drukarki – ładujemy na auta kolejne rzeczy. Lista pracowników i uczestników zamknięta, większość wieziemy ze sobą – nie było czasu na rekrutacje lokalne. Z drukarni odbieramy wydruki. Sprawdzamy je pobieżnie – to zweryfikowany dostawca. Rozglądamy się, czy na pewno nic nie zostało w rogu albo pod stołem. Identyfikatory uzupełniamy ręcznie imionami i nazwiskami, na postojach. Jeszcze telefon do klienta, sprawdzenie czy jadą dostawcy, weryfikacja najbliższych sklepów na wypadek pożarów. Dojeżdżamy i startujemy z montażem. Pojawiają się braki, jest lekki chaos, a z powodu kilku nowych techników montaż idzie wolniej niż mógłby. Na szczęście nic nie uległo uszkodzeniom.

Poniedziałek

Zimną wodą zmywamy obłęd z oczu. Ubrani stosowni do chwili sprawdzamy działanie recepcji, witamy uczestników. Ostatnie poprawki, jeszcze tylko kilka godzin konferencji i… będziemy mogli położyć się spać. Oby na kilkadziesiąt godzin. Adrenalina uzależnia, jest radość. Potem – kiedy emocje opadną – bywa różnie, czasami… morale spada.

Kiedy mamy dwa miesiące

Tydzień 1

W poniedziałek dzwoni telefon, umawiamy się na spotkanie w środę. Omawiamy wstępnie temat przez telefon – pytamy o założenia. Prowadzimy równoległe projekty, ale wyznaczamy czas na pobieżne przejrzenie rynku w wymiarze wydarzeń tego konkretnego pokroju. Szukamy inspiracji, wertujemy archiwalne realizacje, przyglądamy się bliżej temu, co i jak robił dotychczas klient. W międzyczasie przychodzą pomysły, które powoli dojrzewają.

W środę spotykamy się z klientem. Pytamy o rzeczy kluczowe dla wydarzenia. Podrzucamy pomysły by sprawdzić, czy czujemy kierunek. Nie spieszymy się, bo więcej czasu na przygotowanie to mniej błędów przy realizacji.

W czwartek wysyłamy podsumowanie spotkania. Na drugą połowę dnia ustalamy burzę mózgów wewnątrz agencji. Spisujemy pomysły i wybieramy te, które zaprezentujemy klientowi. Wybieramy z bazy obiekty do rekomendacji i sprawdzamy ich dostępność.

W piątek prezentujemy pomysły i obiekty. Wybieramy koncepcje do dalszego opracowania. Rozmowa przynosi nowe pomysły, które później uwzględnimy. Jeszcze sesja z grafikiem i weekend.

Tydzień 2

W poniedziałek przygotowujemy wizualizacje przestrzeni, listę rekomendowanych gwiazd i konferansjerów. Wysyłamy. Klient wybiera obiekt, my startujemy z negocjacjami. Budujemy kosztorys i prezentację.

We wtorek zgłaszamy uwagi grafikowi, by poprawione wizualizacje umieścić w prezentacji. W środę i czwartek domykamy kosztorys i prezentację. Brakuje gwiazd, wyceny ridera i konferansjera. Przygotowujemy harmonogram działań, szacujemy ryzyka logistyczne, określamy kamienie milowe i wyobrażamy sobie projekt w czasie.

W piątek przychodzi zielone światło na sprawdzenie 5 zespołów i 3 konferansjerów. Robimy to tego samego dnia. Umieszczamy całość w prezentacji i kosztorysie, wysyłamy do klienta i umawiamy się na spotkanie i prezentację we wtorek.

Tydzień 3

W poniedziałek drukujemy materiały, przeglądamy i „czyścimy”. Łączymy wizję lokalną ze spotkaniem, na           którym prezentujemy koncepcję. Wychodzi z tego sesja robocza, gdzie połączenie doświadczenia agencji i znajomości celów i produktów klienta daje energetyczną bombę. Dorzucamy nowe tematy. Klient decyduje się na współpracę z nami.

Przygotowujemy umowę. W środę wysyłamy ją do klienta. Po dwudniowej cza-czy mamy finalną wersję podpisaną przez obie strony. Aktualizujemy harmonogram działań i wysyłamy do wglądu. Negocjujemy warunki z wybranymi artystami.

Tydzień 4

Budujemy landing page. Podpisujemy zweryfikowane wcześniej umowy z gwiazdami. Rozpoczynamy rekrutację pracowników tymczasowych. Ponieważ jest ich wielu – większość chcemy zrekrutować lokalnie, by nie mnożyć kosztów. W następny piątek umawiamy rozmowy kwalifikacyjne.

Zamykamy temat wizualizacji i projektów scenografii. Wysyłamy i czekamy na poprawki. Toczą się działania operacyjne – debaty na tematy oświetlenia i nagłośnienia, poszukiwanie dostawców dekoracji i atrakcji. Raportujemy klientowi kolejne ruchy.

Projektujemy zaproszenie i wysyłamy je do uczestników. Jednocześnie uruchamiamy stronę internetową wydarzenia i zaczynamy obsługiwać rejestrację.

Podczas piątkowego statusu pojawia się jeszcze kilka pomysłów, które niewielkim nakładem mogą pozytywnie wpłynąć na wydarzenie. Wybieramy pracowników tymczasowych i ich wdrażamy.

Tydzień 5

Operacyjne działania są uporządkowane i priorytetyzowane z dnia na dzień. Przygotowujemy branding produktów, plan wydarzeń na scenie, korygujemy intro, produkujemy gifty. Na stronie wydarzenia ujawniamy kolejne informacje tak, aby budzić ciekawość uczestników.

Tydzień 6

Tworzymy listę kontaktową i dalej działamy operacyjnie. Ustalamy parametry techniczne z obiektem. Potwierdzamy zapotrzebowanie na prąd i doprecyzowujemy kwestie logistyczne.

W poniedziałek wysyłamy zaakceptowane projekty do drukarni. We wtorek podjeżdżamy sprawdzić jakość pierwszych wydruków, żeby uruchomić całą produkcję.

Tydzień 7

Potwierdzamy ostateczną liczbę gości, drukujemy imienne identyfikatory. Kompletujemy teczki, które uczestnicy otrzymają przy wejściu. Odbieramy ostatnie przesyłki na event. Przygotowujemy listę transportową. Operacyjnie – dobijamy drobiazgi, których wcześniej nie domknęliśmy.

Tydzień 8

Zamykamy listę transportową, plan montażu i demontażu. Przygotowujemy odprawę z listą celów ilościowych i jakościowych dla każdego z pracowników konferencji. Odbieramy wydruki. Przygotowujemy komplet dokumentów, pakujemy samochody. Coś się na pewno wysypie, ale jesteśmy na to przygotowani. Montujemy się, sprawdzamy działanie recepcji i techniki. Wieszzamy flagi na masztach. Pewnie nawet uda się przespać.

Po śniadaniu witamy uczestników. Skoncentrowani śledzimy realizacje kolejnych etapów wydarzenia. Reagujemy na bieżąco. Przy takim detalu adrenalina ma zupełnie inne podłoże. Emocje trzymają nas do wieczora. Po demontażu kładziemy się spać. Być może przed snem uśmiechniemy się jeszcze do kilku zdjęć z realizacji.

 

A co by było, gdybyśmy mieli jeszcze więcej czasu …

Będzie możliwość wybierania z długiej listy dostępnych artystów i uzyskiwania lepszych warunków współpracy. Znajdzie się czas na stworzenie aplikacji na urządzenia mobilne i jej przetestowanie. Na przygotowanie dedykowanego spektaklu przez teatr lub kabaret. Na niemal każdą produkcję, którą jesteśmy sobie w stanie wyobrazić. Na uzyskanie zgody i na postawienie pływającej Sali konferencyjnej na Wiśle. Między innymi.

Można zorganizować konferencję w tydzień

Każde wydarzenie jest inne i w każdej sytuacji pojawią się nowe parametry (a inne znikną). Jednak, co do zasady, im mniej czasu na organizację – tym większe ryzyko i koszty. 7 dni to zdecydowanie za mało, by swobodnie negocjować ceny, porównywać oferty i dać pomysłom dojrzeć. Doświadczona agencja poradzi sobie z dowiezieniem takiego eventu, ograniczy ryzyko i wskaże to, co jest możliwe do zrobienia w tym czasie.

Nie jestem zdania, że im więcej czasu tym lepiej. Jestem za mierzeniem siły na zamiary – weryfikowaniem możliwości w danym czasie lub dopasowaniem czasu do oczekiwań. Bez względu na to, czy mamy tydzień, czy rok – angażujemy się na podobnym poziomie. Tych, którzy chcą sprawdzić jak działamy – zapraszam do kontaktu.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *